一張表為2000個司機(jī)減負(fù)，WPS 365助力糧油巨頭協(xié)同提效
來源： 紫牛新聞
2025-08-15 14:12:00
益海嘉里金龍魚食品集團(tuán)股份有限公司（以下簡稱“金龍魚”）是中國食用油市場占有率連續(xù)20年第一的“糧油巨頭”，2024年經(jīng)營收入超2300億元。2025年，金龍魚引入一站式AI辦公平臺WPS 365，推動企業(yè)事務(wù)管理的效率革新。
金龍魚上?？偛?/span>
用一張表讓2000位司機(jī)告別“往返跑”、實(shí)現(xiàn) 400多位勞務(wù)工健康證管理、全流程追蹤IT部門40多項(xiàng)工作，用云文檔終結(jié)了企業(yè)跨城市協(xié)同的“版本混亂”，金龍魚各個部門正在用WPS 365重塑工作流程，提升跨部門、跨地區(qū)的協(xié)同效率，為企業(yè)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)提供有力支撐。
一張表讓2000個司機(jī)告別“往返跑”
益海嘉里（青島）食品工業(yè)園是金龍魚業(yè)務(wù)板塊最全的綜合性食品產(chǎn)業(yè)園區(qū)。根據(jù)產(chǎn)銷計劃，青島工業(yè)園需要提前確定各類農(nóng)副產(chǎn)品的采購品種、數(shù)量及到貨時間。不同的貨運(yùn)公司，不同的原材料，不同的到貨時間，對到貨登記驗(yàn)收提出了挑戰(zhàn)。
到了采購季，每天有幾十輛原料運(yùn)輸車進(jìn)出青島工業(yè)園，高峰期則有數(shù)百輛，司機(jī)需要從停車點(diǎn)步行至門崗填寫紙質(zhì)登記表，登記車牌號、司機(jī)信息、原料類型等信息，再返回停車點(diǎn)等待，單趟往返最遠(yuǎn)達(dá)3公里，人均登記耗時10分鐘。同時，門崗還需逐一核驗(yàn)信息并錄入業(yè)務(wù)系統(tǒng)。
到貨登記單
使用WPS 365表單后，司機(jī)在手機(jī)上就能在線填單，并通過定位功能，規(guī)避未到現(xiàn)場即登記、代登記等行為。工廠管理方可以靈活添加字段，按需增加采購品類。青島工業(yè)園IT部門的李經(jīng)理反饋：“司機(jī)不用來來回回地跑了，在車上就能做好到貨登記；門崗不需要頻繁對接司機(jī)，只需根據(jù)表單信息在系統(tǒng)中做好核驗(yàn)登記?！?/p>
表單管理視圖
表單上線3個月內(nèi)，系統(tǒng)累計登記2000個司機(jī)的近6000條原料運(yùn)輸數(shù)據(jù)，覆蓋小麥、花生、芝麻等6類核心原料。其中，人均登記用時從10分鐘縮短至3分鐘，3個月累計節(jié)省700個工時。同時，工廠管理方在后臺借助多樣化的視圖實(shí)時掌握工廠車輛流量、司機(jī)到訪頻率等管理指標(biāo)。
目前，金龍魚還以表單為基礎(chǔ)打造“農(nóng)產(chǎn)品采購自動核單方案”，在山東膠州、兗州兩個工廠試用上線，進(jìn)一步推動采購訂單的自動化管理。
400人的健康管理，從“被動補(bǔ)漏”到“主動預(yù)警”
相關(guān)員工的健康管理，是金龍魚工廠管理者的重要工作。以金龍魚東莞工廠為例，3名管理員需要負(fù)責(zé)400多名勞務(wù)工的健康管理，以往通過傳統(tǒng)表格匯總?cè)藛T信息，但傳統(tǒng)表格難以順暢插入健康證照片，400多張照片另存在一個文件夾里，健康證有效期全靠人工翻看核對。
勞務(wù)工登記表單
現(xiàn)在，金龍魚東莞工廠通過表單輕松收集幾百名勞務(wù)工的信息，包括健康證照片、姓名、聯(lián)系方式、年齡、應(yīng)聘崗位、入職時間等數(shù)據(jù)，并自動匯總至同一張多維表格，數(shù)據(jù)之間相互關(guān)聯(lián)，查詢更簡單。多維表格還能設(shè)置提醒功能，自動識別即將到期的健康證，讓管理員有時間做主動管理。
截至目前，僅需3名管理員就能維護(hù)400多名勞務(wù)工的證件信息，信息實(shí)時更新，徹底告別以往“翻表格、找照片”的工作狀態(tài)。健康管理工作從“被動補(bǔ)漏”變?yōu)椤爸鲃宇A(yù)警”，規(guī)避健康證件的過期風(fēng)險，并提升了管理員的信息統(tǒng)計和管理能力。
“過去，在文件夾中翻找一名勞務(wù)工的證件狀態(tài)要5分鐘左右，現(xiàn)在用多維表格10 秒內(nèi)就能查到，人員管理更加高效規(guī)范?！苯瘕堲~東莞工廠勞務(wù)工管理方說。
40多個項(xiàng)目的進(jìn)度，一張表完成全流程追蹤
另一個利用數(shù)字化工具提效的部門是金龍魚的IT服務(wù)支持中心。該中心負(fù)責(zé)企業(yè)數(shù)字化項(xiàng)目的建設(shè)和運(yùn)維。該部門的胡經(jīng)理介紹，截至2025年7月，光服務(wù)器測試、容災(zāi)演練、DS測試、云資源整合、日志監(jiān)控等重要事項(xiàng)，累計就有47項(xiàng)，需要做好進(jìn)度管理。傳統(tǒng)管理模式存在信息斷層、跟進(jìn)滯后的問題。
項(xiàng)目匯總進(jìn)度表
借助多維表格，IT服務(wù)支持中心實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理的全鏈路升級：47項(xiàng)工作集中錄入一張表上，計劃時間、負(fù)責(zé)人、進(jìn)度狀態(tài)等信息清晰呈現(xiàn)，團(tuán)隊成員均可直接查看項(xiàng)目進(jìn)度。針對即將到期且未完成的任務(wù)，系統(tǒng)自動給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的企微推送提醒。在機(jī)房巡檢的工作中，IT服務(wù)支持中心實(shí)現(xiàn)人員排班的自動化和巡檢數(shù)據(jù)的線上匯總。
“過去需要一天時間逐一溝通才能完成項(xiàng)目進(jìn)度匯總，現(xiàn)在打開多維表格就實(shí)時看到項(xiàng)目進(jìn)度，各項(xiàng)工作均能按期推進(jìn)，團(tuán)隊協(xié)作效率得到大幅提升?！焙?jīng)理說。
一個文檔完成合同在線審核，反饋意見不用等
金龍魚旗下員工超3.5萬人，生產(chǎn)基地和經(jīng)銷體系遍布全國。除了用好多維表格，云文檔也成為企業(yè)員工跨部門、跨地域協(xié)同的新工具。金龍魚采購中心的員工們深有感觸，每年有上千份合同需要發(fā)起。采購部的負(fù)責(zé)人介紹：“此前采購合同以郵件形式給到法務(wù)部門，因?yàn)椴少彶亢头▌?wù)部是兩地辦公，合同的審核流程比較耗時，在多次修改中就容易出現(xiàn)多個版本。”
引入WPS 365的云文檔后，采購中心改變了這種合同“版本混戰(zhàn)”的局面，采購部、法務(wù)部在線編輯同一份合同文檔，通過文檔的評論留言實(shí)時交流意見，且自動保存所有修改記錄。采購部與法務(wù)部的合同審批周期因此從原來的3天壓縮至1天。
即使多人同時編輯一份文檔，也不用擔(dān)心數(shù)據(jù)安全問題。通過登錄驗(yàn)證、協(xié)作權(quán)限、離職交接、文檔外發(fā)審批、明文水印等功能，團(tuán)隊實(shí)現(xiàn)文檔管理的事前防范、事中控制、事后追溯，讓文檔管理更簡單。
用數(shù)字化應(yīng)用改善工作流程和協(xié)作方式，以支撐各項(xiàng)業(yè)務(wù)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。未來，金龍魚將繼續(xù)在業(yè)務(wù)場景中挖掘數(shù)字化潛力，讓辦公應(yīng)用成為效率提升 “加速器”、業(yè)務(wù)增長 “助推器”。